Informativa privacy

Versione italiana

Titolare del trattamento

Consulens Srl — Via Volturno 2/C, 00185 Roma, Italia — P.IVA 09827721219, REA RM1709940

Per qualunque questione relativa a questa informativa, e per esercitare i diritti descritti più avanti: assistenza@consulens.online.

Che ruolo abbiamo

L'app Consulens è uno strumento che il negoziante installa sul proprio negozio Shopify per adempiere a un obbligo suo: emettere le fatture elettroniche e trasmetterle al Sistema di Interscambio.

Rispetto ai dati dei clienti finali, il titolare del trattamento è il negoziante; noi agiamo come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, e trattiamo quei dati solo per far funzionare l'app.

Quali dati trattiamo, e perché

Trattiamo i soli dati che la fattura elettronica deve contenere per legge. Non raccogliamo niente per finalità commerciali, non profiliamo e non rivendiamo nulla.

Non trattiamo il numero di telefono, e non lo chiediamo: non serve alla fattura.

Su quale base giuridica

L'art. 6(1)(c) GDPR: il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale a cui è soggetto il titolare. L'obbligo è quello di fatturazione elettronica previsto dal D.Lgs. 127/2015 e dalle norme che lo attuano.

Non c'è consenso da revocare, perché il trattamento non si fonda sul consenso: chi compra da un soggetto IVA italiano riceve una fattura, e quella fattura deve contenere i suoi dati.

A chi li comunichiamo

• Agenzia delle Entrate — Sistema di Interscambio: destinatario della fattura, per obbligo di legge
• Il gestore della casella di posta certificata pec@consulens.online, attraverso cui la fattura viene trasmessa
• Shopify: la piattaforma su cui il negozio opera, da cui i dati provengono
• Il nostro servizio di generazione dei documenti, che costruisce e firma il file XML

Non trasferiamo dati fuori dallo Spazio economico europeo per conto nostro. Se Shopify lo fa come titolare autonomo, lo disciplina la sua informativa.

Per quanto tempo li conserviamo

Dieci anni dalla data del documento, come impone la legge fiscale italiana (art. 2220 Codice Civile; D.P.R. 633/1972).

Il punto che va letto con attenzione: la cancellazione

Quando un cliente chiede la cancellazione dei propri dati, o quando il negoziante disinstalla l'app, cancelliamo i dati operativi — ma non cancelliamo le fatture già emesse, i relativi file XML e i contatori della numerazione.

Non è una scelta di comodo, ed è bene che sia chiara:

1. La legge impone di conservarle. L'art. 2220 del Codice Civile obbliga alla conservazione decennale delle scritture contabili. Cancellare una fattura emessa metterebbe il negoziante in violazione di un obbligo di legge. È l'eccezione prevista dall'art. 17(3)(b) GDPR: il diritto alla cancellazione non si applica quando il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale.

1. Azzerare i contatori sarebbe irreversibile. Lo SdI rifiuta in modo permanente una trasmissione il cui nome file ripete uno già usato da quella partita IVA (errore 00002). Un contatore azzerato produrrebbe nomi già visti, e il negoziante non potrebbe più fatturare affatto. Non esiste rimedio.

Dove invece possiamo cancellare, cancelliamo: i dati del cliente conservati per il funzionamento dell'app vengono rimossi, lasciando nel documento fiscale solo ciò che la legge pretende vi resti.

I diritti del cliente

Accesso, rettifica, limitazione, opposizione e portabilità si esercitano scrivendo a assistenza@consulens.online. La cancellazione si esercita negli stessi termini, con il limite spiegato sopra, che riguarda i soli documenti fiscali.

Resta sempre possibile il reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.gpdp.it).

Sicurezza

I dati sono cifrati in transito (TLS su ogni chiamata) e a riposo. Nessun documento è raggiungibile da un indirizzo pubblico: per scaricarlo serve una sessione autenticata del negozio che l'ha emesso. Gli accessi del personale di assistenza sono limitati, e ogni operazione compiuta sui documenti e' registrata nel diario interno dell'app.

Modifiche

Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026. Le modifiche sostanziali vengono comunicate ai negozianti che hanno l'app installata.

English version

*Required for the Shopify app review: the reviewer must be able to read it.*

Controller

Consulens Srl — Via Volturno 2/C, 00185 Rome, Italy — VAT number 09827721219, Companies Register (REA) RM1709940

For any matter concerning this notice, and to exercise the rights described below: assistenza@consulens.online.

Our role

The Consulens app is a tool a merchant installs on their own Shopify store to meet an obligation of theirs: issuing Italian electronic invoices and transmitting them to the Sistema di Interscambio (SdI), the Italian Revenue Agency's exchange system.

With respect to end-customer data, the merchant is the data controller; we act as a processor under art. 28 GDPR and process that data only to operate the app.

What we process, and why

Only the data that an Italian electronic invoice is legally required to contain. We do not collect anything for marketing, we do not profile, and we do not sell data.

We do not process phone numbers and do not request them: an invoice does not need one.

Legal basis

Art. 6(1)(c) GDPR — processing necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject. The obligation is Italian mandatory electronic invoicing (D.Lgs. 127/2015 and implementing rules).

There is no consent to withdraw, because the processing is not based on consent.

Recipients

• Agenzia delle Entrate — Sistema di Interscambio, the statutory recipient of the invoice
• The provider of the certified mailbox pec@consulens.online, through which invoices are transmitted
• Shopify, the platform the store runs on and the source of the data
• Our document generation service, which builds and signs the XML file

We do not transfer data outside the EEA on our own account.

Retention

Ten years from the date of the document, as required by Italian tax law (art. 2220 Codice Civile; D.P.R. 633/1972).

Deletion — please read this section

When a customer requests erasure, or when the merchant uninstalls the app, we delete operational data but we do not delete issued invoices, their XML documents, or the fiscal numbering counters.

1. Retention is legally required. Art. 2220 of the Italian Civil Code requires accounting records to be kept for ten years. Deleting an issued invoice would put the merchant in breach of a statutory obligation. This is the exception under art. 17(3)(b) GDPR — erasure does not apply where processing is necessary for compliance with a legal obligation.

1. Resetting the counters would be irreversible. The SdI permanently rejects a transmission whose filename repeats one already used by that VAT number (error 00002). A reset counter would produce filenames already seen, and the merchant would be unable to invoice at all. There is no remedy.

Where we can delete, we do: customer data held to operate the app is removed, leaving in the fiscal document only what the law requires to remain there.

Rights

Access, rectification, restriction, objection and portability can be exercised by writing to assistenza@consulens.online. Erasure can be exercised on the same terms, subject to the limitation above, which concerns fiscal documents only.

A complaint may be lodged with the Italian supervisory authority, the Garante per la protezione dei dati personali (www.gpdp.it).

Security

Data is encrypted in transit (TLS on every call) and at rest. No document is reachable from a public URL: downloading one requires an authenticated session of the store that issued it. Support staff access is limited, and every operation performed on a document is recorded in the app's internal audit log.

Changes

Last updated: 8 October 2026. Material changes are notified to merchants who have the app installed.